PDF ist noch keine E-Rechnung
Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail verschickt wird, ist zwar elektronisch – eine E-Rechnung im engeren Sinn ist sie nicht. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat (meist XML). Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen stehen darin so, dass die Buchhaltungssoftware des Empfängers sie ohne Abtippen einlesen kann.
In Österreich ist dafür ebInterface der nationale Standard; daneben gibt es das europäische Format PEPPOL/UBL. Beide akzeptiert die E-Rechnungsplattform des Bundes.
Was gilt in Österreich?
| Empfänger | Lage |
|---|---|
| Bund (Ministerien, Gerichte, Staatsanwaltschaften, Bundesdienststellen) | E-Rechnung ist seit 1. Jänner 2014 Pflicht. Die Rechnung wird über das Unternehmensserviceportal (USP) bzw. e-rechnung.gv.at eingebracht. |
| Länder und Gemeinden | Unterschiedlich – viele nehmen E-Rechnungen an oder verlangen sie. |
| Unternehmen (B2B) | Derzeit freiwillig. Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) macht die E-Rechnung für grenzüberschreitende Geschäfte bis 2030 verpflichtend und erlaubt den Mitgliedstaaten, sie auch im Inland vorzuschreiben. |
| Privatpersonen (B2C) | Keine E-Rechnungspflicht. |
Und was ist mit dem 1. Jänner 2027?
Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen in Deutschland mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im Inland E-Rechnungen ausstellen. Für österreichische Bestattungsunternehmen gilt diese deutsche Pflicht nicht unmittelbar. Sie zeigt aber, wohin es geht: Die E-Rechnung wird in Europa zum Normalfall. Wer seine Rechnungen schon heute strukturiert erstellen kann, muss später nichts umstellen.
Wann brauchen Bestatter heute schon eine E-Rechnung?
Die meisten Rechnungen eines Bestattungsunternehmens gehen an Angehörige oder an eine Verlassenschaft. Dafür reicht weiterhin die gewohnte Rechnung auf Papier oder als PDF. Es gibt aber Fälle, in denen der Empfänger eine Behörde des Bundes ist – etwa die Abrechnung einer Überführung im Auftrag der Staatsanwaltschaft. Dort ist die E-Rechnung schon heute vorgeschrieben.
So macht es die Bestattersoftware Velia
- Zu jeder Rechnung eine E-Rechnung: Velia erzeugt neben dem PDF auf Knopfdruck eine XML-Datei im österreichischen Standard ebInterface 6.1 – mit Rechnungssteller, UID-Nummer, Empfänger, allen Positionen und Steuersätzen.
- Einreichen beim Bund: Die Datei laden Sie im Unternehmensserviceportal hoch. Abtippen müssen Sie nichts.
- Für Angehörige: Das PDF trägt einen EPC-QR-Code (Stuzza). Banking-App öffnen, scannen, Betrag und Verwendungszweck stimmen.
- Festgeschrieben nach BAO: Eine erstellte Rechnung ist unveränderlich. Korrekturen laufen über Storno und neue Rechnung – sauber nummeriert.
- Für die Steuerberatung: Export im BMD-NTCS-Format.
Möchten Sie sehen, wie das im Alltag aussieht? Fragen Sie eine Vorführung an – wir zeigen es Ihnen an einem echten Beispiel.